Wniosek o zwrot za kasę fiskalną, jak go złożyć?

Nie wiesz, jak poprawnie złożyć wniosek o zwrot za kasę fiskalną? Chcesz odzyskać nawet 700 zł, ale gubisz się w wymaganiach urzędu skarbowego? Z tego tekstu dowiesz się, kto może skorzystać z ulgi, jakie dokumenty przygotować i jak krok po kroku złożyć wniosek.

Na czym polega ulga na kasę fiskalną online?

Ulga dotyczy wyłącznie urządzeń, które są kasami fiskalnymi online, czyli mają stałą lub okresową łączność z Centralnym Repozytorium Kas Ministerstwa Finansów. Taka kasa przesyła dane o sprzedaży do systemu MF, a często łączy się także z terminalem płatniczym i drukuje paragony z numerem NIP nabywcy. Dla wielu firm to nowy obowiązek, ale jednocześnie możliwość odzyskania części wydatku.

Wysokość ulgi to maksymalnie 90% ceny netto każdej kasy, nie więcej niż 700 zł na jedno urządzenie. Jeżeli ewidencja sprzedaży jest prowadzona na kilku kasach online, limit 700 zł przysługuje odrębnie na każdą z nich. Warunkiem jest rozpoczęcie ewidencjonowania na danej kasie w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym powstał obowiązek stosowania kasy rejestrującej lub od dnia rozpoczęcia dobrowolnej ewidencji.

Ulga 700 zł na kasę fiskalną online przysługuje zarówno czynnym podatnikom VAT, jak i przedsiębiorcom zwolnionym z VAT, o ile spełnią warunki ustawowe.

Sposób rozliczenia ulgi zależy od tego, czy rozliczasz VAT. Czynny podatnik pomniejsza podatek w pliku JPK_V7 albo JPK_VK, a podatnik zwolniony z VAT składa odrębny wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej. Różnice dobrze widać w prostym zestawieniu:

Kto może ubiegać się o zwrot za kasę fiskalną online?

Prawo do ulgi i zwrotu ma każda firma, która spełnia wymogi ustawy o VAT i rozporządzeń dotyczących kas rejestrujących. Chodzi zarówno o przedsiębiorców, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż, jak i tych, którzy robią to dobrowolnie. W obu przypadkach kasa musi być typem online, z poprawnie wykonaną fiskalizacją i zgłoszeniem do urzędu skarbowego.

Podatnicy zobowiązani do ewidencji sprzedaży

Obowiązek stosowania kasy rejestrującej dotyczy sprzedawców prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych. W praktyce obejmuje to między innymi salony fryzjerskie, gabinety kosmetyczne, warsztaty samochodowe, lekarzy i dentystów, taksówkarzy, gastronomię, usługi prawnicze czy firmy handlujące elektroniką, paliwami, alkoholem i wyrobami tytoniowymi. Część działalności wymieniono wprost w przepisach, jako branże bez prawa do zwolnienia z kasy.

Jeżeli taki przedsiębiorca jest zmuszony do wymiany starego urządzenia na kasę online w określonym terminie, może skorzystać z ulgi na zakup. Wystarczy, że rozpocznie ewidencjonowanie sprzedaży na nowej kasie online w ciągu 6 miesięcy od dnia, gdy pojawił się obowiązek używania kasy rejestrującej. Przy kilku punktach sprzedaży termin liczy się odrębnie dla każdej kasy.

Przedsiębiorcy bez obowiązku kasy

Ulga przysługuje także firmom, które nie miały obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie. Dotyczy to podmiotów korzystających ze zwolnienia z kasy ze względu na rodzaj sprzedaży lub wysokość obrotu. Jeżeli taki przedsiębiorca decyduje się dobrowolnie na wprowadzenie kasy fiskalnej online, również może wnioskować o zwrot części jej ceny.

Muszą być jednak spełnione konkretne warunki. Zakup kasy online powinien nastąpić w ścisłym związku z rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży, a w dokumentacji firmy muszą znaleźć się faktura zakupu, dowód zapłaty całej należności oraz raporty z kasy potwierdzające faktyczne używanie urządzenia.

Jak przygotować się do złożenia wniosku o zwrot?

Bez kompletu dokumentów nawet najlepiej napisany wniosek o zwrot za kasę fiskalną online nie zostanie rozpatrzony pozytywnie. Dlatego pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy wszystkie wymogi techniczne i formalne są spełnione. Warto zrobić to od razu po zakupie urządzenia, jeszcze przed pierwszym raportem miesięcznym.

Warunki formalne

Podstawowym wymogiem jest posiadanie kasy online z prawidłowo przeprowadzoną fiskalizacją przez uprawniony serwis oraz jej zgłoszenie do właściwego urzędu skarbowego. Dane serwisu, który dokonał fiskalizacji, muszą być znane i możliwe do wskazania we wniosku. Dopiero po tych czynnościach kasa może służyć do rejestrowania sprzedaży na rzecz klientów.

Kolejnym elementem jest pełne udokumentowanie zakupu. Przedsiębiorca potrzebuje faktury wystawionej na firmę oraz dowodu zapłaty całej kwoty za kasę, na przykład potwierdzenia przelewu. Sam paragon czy umowa nie wystarczą. Dodatkowo konieczne jest wygenerowanie co najmniej jednego raportu fiskalnego miesięcznego, który pokaże, że ewidencja sprzedaży rzeczywiście ruszyła.

Terminy i przedawnienie

Wniosek nie może zostać złożony zbyt wcześnie ani zbyt późno. Dla podatnika zwolnionego z VAT właściwy jest miesiąc następujący po miesiącu, w którym zaczęto używać kasy online. Przykład jest prosty: jeśli ewidencja na nowej kasie ruszyła w czerwcu, wniosek składa się między 1 a 31 lipca danego roku.

Prawo do odliczenia lub zwrotu ulgi nie trwa bez końca. Zgodnie z Ordynacją podatkową, zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W tym samym okresie przedsiębiorca może korzystać z prawa do odliczenia wydatków na kasę rejestrującą i ma obowiązek przechowywania związanych z tym dokumentów.

Po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego wygasa także prawo podatnika do skorzystania z ulgi na zakup kasy rejestrującej.

Jak złożyć wniosek o zwrot za kasę fiskalną, gdy nie rozliczasz VAT?

W przypadku braku rozliczeń VAT to wniosek o zwrot za kasę fiskalną online jest podstawą wypłaty środków. Wniosek trafia do naczelnika urzędu skarbowego, który zarejestrował kasę. Można go złożyć osobiście, przesłać pocztą tradycyjną albo złożyć elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy z użyciem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Gdzie złożyć wniosek?

Wybór urzędu skarbowego zależy od formy prowadzenia działalności. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą składa wniosek do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania. Spółka z o.o., stowarzyszenie lub inna jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej kieruje dokumenty do urzędu właściwego dla siedziby podmiotu.

Jeśli firma nie ma w Polsce siedziby, ale prowadzi tu działalność w stałym miejscu, właściwy jest urząd dla tego miejsca. Gdy brak jest i siedziby, i stałego miejsca prowadzenia działalności, wniosek trafia do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Najwięksi podatnicy, rozliczający się w wyspecjalizowanych urzędach skarbowych, składają wnioski tam, gdzie rozliczają pozostałe zobowiązania podatkowe.

Jakie dane wpisać do wniosku?

Treść wniosku powinna być prosta, ale kompletna. Urzędnik musi bez trudu zidentyfikować wnioskodawcę, kasę oraz numer rachunku, na który ma trafić zwrot. W typowym wniosku podaje się między innymi:

• imię i nazwisko przedsiębiorcy lub pełną nazwę firmy,
• adres działalności lub siedziby podmiotu,
• numer identyfikacji podatkowej NIP,
• numer rachunku bankowego albo rachunku w SKOK, na który ma być przekazany zwrot,
• informację o tym, że chodzi o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej online.

Dla firm taksówkarskich dokument musi zawierać dodatkowe dane. Chodzi o numer licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numery rejestracyjny i boczny pojazdu z zainstalowaną kasą. Bez tych informacji urząd może wezwać do uzupełnienia wniosku, co niepotrzebnie wydłuży sprawę.

Jakie załączniki dołączyć?

Sama treść wniosku nie wystarczy. Do dokumentu trzeba dołączyć załączniki potwierdzające zakup i używanie kasy. Wśród wymaganych dokumentów znajdują się:

• kopia faktury potwierdzającej zakup kasy fiskalnej online,
• kopia dowodu zapłaty całej należności za kasę, na przykład potwierdzenie przelewu,
• dane serwisu, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,
• kopia raportu fiskalnego miesięcznego, wygenerowanego na danej kasie.

Firmy taksówkowe dołączają dodatkowo kopię świadectwa ponownej legalizacji taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym. Wszystkie dokumenty warto przechowywać także w wersji elektronicznej, co ułatwia złożenie wniosku online i późniejsze wyjaśnienia w razie kontroli.

Jak wysłać wniosek i ile czeka się na pieniądze?

Wniosek można wydrukować i złożyć w kancelarii urzędu skarbowego albo wysłać listem poleconym. Coraz częściej przedsiębiorcy wybierają formę elektroniczną przez e-Urząd Skarbowy, bo pozwala ona przesłać skany dokumentów bez wychodzenia z biura. Niezależnie od formy wysyłki liczy się data wpływu do urzędu, a nie data przygotowania wniosku.

Urzędnicy mają 25 dni od dnia złożenia prawidłowego wniosku na dokonanie zwrotu. Pieniądze przelewają na rachunek wskazany przez podatnika w banku mającym siedzibę w Polsce lub na konto w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Sama usługa zwrotu kosztów zakupu kasy jest bezpłatna, płaci się jedynie opłatę skarbową 17 zł za pełnomocnictwo szczególne PPS-1, jeśli wniosek składa pełnomocnik inny niż najbliższa rodzina.

Przy pełnomocnictwie ogólnym PPO-1 wpisanym do systemu CRPO nie ma opłaty skarbowej, a urząd sam sprawdza zakres umocowania pełnomocnika.

Jak rozliczyć ulgę w deklaracji VAT i kiedy trzeba ją zwrócić?

Dla czynnego podatnika VAT zwrot za kasę fiskalną online ma formę odliczenia w deklaracji, a nie klasycznego wniosku. Przy rozliczeniu miesięcznym stosuje się plik JPK_V7, przy kwartalnym JPK_VK. Kwotę ulgi wykazuje się w deklaracji za okres, w którym rozpoczęto używanie kasy, albo w jednym z kolejnych okresów rozliczeniowych.

Jeśli kwota przysługującej ulgi jest niższa lub równa podatkowi do zapłaty, można w całości pomniejszyć VAT w jednej deklaracji. Gdy ulga przewyższa kwotę podatku, różnicę da się wykazać do zwrotu na rachunek bankowy lub przenieść na następny okres rozliczeniowy. W praktyce wielu przedsiębiorców łączy te opcje, korzystając zarówno z obniżenia bieżącego podatku, jak i zwrotu części nadwyżki.

Rozliczenie ulgi w JPK_V7 lub JPK_VK

Ulgi na kasę nie trzeba rozliczać w tym samym miesiącu, w którym nastąpił zakup urządzenia. Istotny jest moment rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu danej kasy. Od tego okresu podatnik ma prawo sukcesywnie odliczać przysługującą ulgę, aż do wyczerpania limitu 700 zł na urządzenie lub do upływu terminu przedawnienia.

Część firm traktuje wydatek na kasę także jako jednorazowy środek trwały dla celów podatku dochodowego, co pozwala ująć go jednorazowo w kosztach. Nie wyklucza to ulgi VAT, lecz wymaga starannego prowadzenia dokumentacji księgowej, aby każda operacja była właściwie ujęta w rejestrach.

Kiedy powstaje obowiązek zwrotu ulgi?

Prawo do zachowania otrzymanej ulgi nie jest bezwarunkowe. Przedsiębiorca musi używać kasy online i dbać o jej stan techniczny oraz łączność z systemami MF. Jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie online firma zakończy działalność, ogłosi upadłość albo po prostu przestanie używać urządzenia, pojawia się obowiązek zwrotu otrzymanej ulgi.

Zwrócić pieniądze trzeba także wtedy, gdy podatnik nie zapewnia połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas albo nie zgłasza kasy na obowiązkowy przegląd techniczny co najmniej raz na 2 lata od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu. W takim przypadku czynny podatnik VAT wpłaca zwracaną kwotę do 25 dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym, w którym powstały te okoliczności, a podatnik zwolniony z VAT dokonuje zwrotu do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym naruszył warunki ulgi.