Witaj ponownie!
Mail Grupowy pomaga Twojej grupie sprawnie się komunikować, dzielić notatkami, wydarzeniami i opiniami. Dowiedz się więcej »
Przedmioty Wykładowcy Uczelnie

METODY I TECHNIKI PRACY W ADMINISTRACJI - pytania na egzamin


Podgląd

METODY I TECHNIKI PRACY W ADMINISTRACJI - PYTANIA NA EGZAMIN W SESJI.doc

Podgląd pliku (pełna wersja wyższej jakości po zalogowaniu):

METODY I TECHNIKI PRACY W ADMINISTRACJI

PYTANIA NA EGZAMIN

  1. Pojęcie metod i technik pracy w administracji

To świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania prowadzący do osiągnięcia określonego celu.

  1. Wymień źródła prawa odnoszące się do przedmiotu metod i technik pracy
    w administracji publicznej? Wskaż jakie w tym zakresie zaszły zmiany
    na przestrzeni ostatnich lat.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa;

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu;

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych;

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej
w województwie.

W 2011 r. nastąpiła rewolucja pewnej ciągłości instrukcji kancelaryjnej. Wprowadzono nowy rozdział informatyki w urzędzie. Jest możliwość wyboru: albo zostajemy przy systemie tradycyjnym albo przyjmujemy nowy system EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentami) system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

  1. Opisz zakres podmiotowy rozporządzenia Prezesa RM z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (zwanego dalej rozporządzeniem)?

Zakres podmiotowy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej

  1. stosuje się do organów gmin i związków międzygminnych, a także urzędów obsługujących te organy i związki;
  2. stosuje się do powiatu i starostw powiatowych;
  3. jest stosowane w stosunku do organów samorządu województwa i urzędu marszałkowskiego;
  4. stosuje się do organów zespolonej administracji rządowej w województwie oraz urzędów obsługujących te organy.
  1. Opisz zakres podmiotowy rozporządzenia Prezesa RM z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (zwanego dalej rozporządzeniem)?

Zakres przedmiotowy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej

  1. instrukcja kancelaryjna;
  2. jednolity rzeczowy wykaz akt;
  3. instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
  1. Co to jest podmiot w rozumieniu rozporządzenia?
  2. Kto to jest kierownik podmiotu? Wymień trzy przykłady obowiązków (czynności) wykonywanych przez kierownika podmiotu według przepisów rozporządzenia.

Odpowiednio wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez wojewódzki.

  1. Co to są akta sprawy?

Dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.

  1. Co to jest sprawa?

Zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia
do wiadomości.

  1. Co to jest system tradycyjny? Co to jest EZD? Omów podstawowe różnice między tymi systemami.

System tradycyjny – jest to system wykonywania czynności kancelaryjnych
w formie papierowej;

System EZD – jest to system informatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją

Różnice między systemami:

System EZD

System tradycyjny

Służy do wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia dokumentacji.

Służy do wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia dokumentacji.

Można wykorzystywać narzędzia informatyczne do wspomagania procesu obiegu tej dokumentacji

Wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu

Wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej

Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu
metadanych opisujących przesyłkę

Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej (odpowiednich informacji)

Służy do tworzenia dokumentów elektronicznych

Służy do tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej

Podstawowe różnice:

  1. System EZD jest systemem teleinformatycznym (do elektronicznego zarządzania dokumentacją), natomiast system tradycyjny jest system „papierowym”;
  2. System EZD służy do tworzenia dokumentów elektronicznych natomiast system tradycyjny służy do tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej
    tzn. papierowej;
  3. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonywane jest w postaci nieelektronicznej
    (z możliwością korzystania z narzędzi teleinformatycznych w określonych celach);
  4. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega
    na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym (lub w postaci elektronicznej) odpowiednich informacji;
  5. W systemie EZD – punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator,
    w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty – na pierwszej stronie pisma,
    gdy nie ma możliwości otwarcia koperty – to na kopercie. W tej samej sytuacji w systemie tradycyjnym – po zarejestrowaniu przesyłki zamiast identyfikatora punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu. Zatem w systemie EZD – brak pieczęci wpływu – wyłącznie sam identyfikator.
  6. System EZD – przesyłki mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot rejestruje się, dołączając
    do meta danych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę. System tradycyjny – przesyłki o istotnym znaczeniu dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania
    i rozstrzygania spraw przez podmiot rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
  7. EZD – przesyłki, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających. System tradycyjny – przesyłki, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych
    i rozstrzyganych przez podmiot, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy;
  8. Dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą
    i podpisem dekretującego.
  1. Wyjaśnij pojęcia odwzorowania cyfrowego i naturalnego dokumentu elektronicznego?

Odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna umożliwiający zapoznanie się z tą treścią.

Naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej możliwym do odczytania za pomocą urządzeń elektronicznych.

  1. Omów zasady otwierania przesyłek w punkcie kancelaryjnym?

Punkt kancelaryjny – jest to komórka organizacyjna w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.

  1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania;
  2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru;
  3. W powyższym przypadku sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej;
  4. Odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego;
  5. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
  1. Jakie znasz systemy wykonywania czynności kancelaryjnych? Opisz je oraz  procedurę wyboru podstawowego systemu. Kiedy można wprowadzić i kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie wyjątków w zakresie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych?

System tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

System EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

Procedura wyboru podstawowego systemu

Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu.

  1. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:
  1. Przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika wyborem systemu;
  2. Szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane
    i wdrożone w:
  1. instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot;
  2. instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi
    w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi – w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;
  1. istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

Kiedy można wprowadzić i kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie wyjątków
w zakresie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych?

Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:

  1. przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;
  2. szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane
    i wdrożone w:
  1. instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot;
  2. instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi
    w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi – w przypadku
    gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów.
  1. istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
  1. Wyjaśnij pojęcie archiwum zakładowego? Omów zasady jego funkcjonowania oraz strukturę organizacyjną? Jak wygląda funkcjonowanie archiwum w EZD,
    a jak w systemie tradycyjnym?

Archiwum zakładowe – samodzielna komórka organizacyjna bądź stanowisko pracy
w podmiocie.

§ 4 Organizacja i zadania archiwum zakładowego

1. W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe

2. W urzędach obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie         działają odrębne archiwa zakładowe, jeżeli nie są to organy obsługiwane przez urząd         wojewódzki lub nie mają wspólnego z urzędem wojewódzkim systemem EZD

3. Archiwum zakładowe jest komórka organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem         pracy

4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum         zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł

5.  W systemie tradycyjnym archiwum zakładowe może posiadać filie

6. Filie archiwum zakładowego tworzy odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący         związku międzygminnego, sekretarz powiatu, sekretarz województwa, dyrektor         generalny urzędu lub, w przypadku o którym mowa w ust. 2, właściwy organ         administracji rządowej w województwie, określając zakres ich działania, przy         uwzględnianiu że:

  1. w filiach materiały archiwalne przechowuje się nie dłużej niż dziesięć lat, a po          tym okresie przekazuje się je do archiwum zakładowego;
  2. filie archiwum zakładowego stosują przepisy instrukcji odpowiednio.

Lokal archiwum zakładowego

§ 6. W lokalu archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem
lub utratą; w szczególności lokal ten powinien:

1) być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;

2) być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z                     minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie                     otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;

5) być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i             dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez             zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed                       promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji,              bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby                     korzystania z przenośnego źródła światła.

§ 7.

1. Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc         do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce         do pracy dla archiwisty oraz miejsca do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować         się w pomieszczeniach magazynowych.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w drodze porozumienia z dyrektorem         właściwego archiwum państwowego, dopuszcza się zorganizowanie miejsc, o których         mowa w ust. 1, w pomieszczeniach magazynowych, jeśli posiadają one okna.

§ 8.

1. Pomieszczenia magazynowe wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne),                             zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być                     usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z                          przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek                     dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

Funkcjonowanie archiwum zakładowego w systemie EZD i systemie tradycyjnym

§ 11.

1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum                         państwowego;

4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.

2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po         upływie okresu przewidzianego w § 37 instrukcji kancelaryjnej.  (Dokumentację spraw         zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji         archiwalnej,         za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego         stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona).

3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna         nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie         EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych         i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa
w ust. 1

§ 14.

1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu
do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego
co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej                     dokumentację,

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol                        klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6                      instrukcji kancelaryjnej, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą                      wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i                                 informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski,                     skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) rok założenia teczki aktowej,

e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem                      założenia teczki aktowej,

f) rok najpóźniejszego pisma w teczce,

g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji                      spisu,

h) oznaczenie kategorii archiwalnej.

Archiwum zakładowe dzieli się na dwie części:

  1. I pomieszczenie
  1. archiwista (który pracuje w archiwum zakładowym)
  2. osoby, które chcą skorzystać z materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej;
  1. II pomieszczenie
  2. pomieszczenie magazynowe – odległość między regałami 10 cm, odległość między regałami 5 cm, oddzielnie przechowuje się materiały archiwalne a oddzielnie dokumentację niearchiwalną

Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać odpowiednią wilgotność w miejscu gdzie się przetrzymuje materiały, odpowiednią temperaturą JEST 15°C.

  1. Kto to jest archiwista. Wymień trzy przykłady obowiązków (czynności) wykonywanych przez archiwistę według przepisów rozporządzenia i załączników do rozporządzenia.

Archiwista – realizuje zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu.

Trzy przykłady obowiązków archiwisty:

  1. sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnianiem oraz po jej zwrocie;
  2. w przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:
  1. datę sporządzenia;
  2. imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zgubiła dokumentację;
  3. opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.
  1. archiwista w przyjęty w danym podmiocie sposób odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe – także daty zwrotu do archiwum.
  1. Co to są metadane, do czego służą, podaj przykłady zastosowania.

Metadane najprościej można zdefiniować jako dane o danych.

Metadane – zestaw usystematyzowanych danych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

Metadane opisujące zbiory danych przestrzennych powinny gromadzić informację
o położeniu i rodzaju obiektów oraz ich atrybutów, pochodzeniu, dokładności, szczegółowości i aktualności zbioru danych, zastosowanych standardach, prawach własności i prawach autorskich, cenach, warunkach i sposobach uzyskania dostępu
do danych zbioru oraz użycia ich w określonym celu.

  1. „System EZD nie może funkcjonować bez metadanych” czy twierdzenie to jest           prawdziwe, jeśli tak uzasadnij to na podstawie instrukcji kancelaryjnej.

Jest to stwierdzenie prawdziwe.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych.

  1. Kto wykonuje czynności kancelaryjne w podmiocie w instrukcji kancelaryjnej
    z 2011 r. Kto wykonywał je według przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych – funkcję tą powierza się archiwiście.

Zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych
z 1999 r. czynności kancelaryjne wykonuje referent.

  1. Jakie znasz rodzaje składów prowadzonych w urzędzie? W jakim systemie składy występują?

Skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD.

Skład informatyczny nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej.

EZD: Po zakończeniu sprawy:

  1. przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;
  2. przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.

Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek

System tradycyjny: informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołącza się do wydruku do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazuje się do składu informatycznych nośników danych.

Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

  1. Co to jest JRWA? Jakie elementy zawiera, czemu służy?

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami
i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia
i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi załącznik do każdej instrukcji kancelaryjnej.

Jednolity rzeczowy wykaz akt składa się z następujących elementów:

  1. symboli klasyfikacyjnych;
  2. haseł klasyfikacyjnych;
  3. kategorii archiwalnej;
  4. uszczegółowienia hasła klasyfikacyjnego

  1. Wyjaśnij w jakim zakresie instrukcja kancelaryjna służy ujednoliceniu zasad tworzenia, przechowywania i ewidencjonowania dokumentów?

  1. Na jakich zasadach opiera się konstrukcja JRWA? Opisz je i podaj przykłady.

JRWA jest zbudowany na następujących zasadach:

  1. jednolitości klasyfikowania  dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe – polega na tym, że niezależne od struktury organizacyjnej urzędu JRWA pozostaje taki sam, niezależnie od tego czy urząd znajdujący w 5 tys. gminie i drugi urząd znajdujący się również w 5 tys. gminie mogą się różnić, struktura może wyglądać różnie;
  2. systemie klasyfikacji dziesiętnej – może być oznaczony symbolami od 0 do 9

  1. Jak należy postępować z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą
    i zgromadzoną w podmiocie przed dniem wejścia w życie rozporządzenia (dotyczy systemu EZD)?

Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:

  1. sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo
  2. zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio § 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.
  1. Jakie znasz rodzaje nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie, kto go sprawuje i na czym polega?

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych (Funkcję tę powierza się archiwiście.)

  1. Co to jest i na czym polega system dziennikowy?

W systemie dziennikowym rejestruje się pisma w dziennikach korespondencji. Pisma otrzymują kolejne numery porządkowe pod jakimi zostały zarejestrowane w rejestrze korespondencji łamane na ostatnie dwie cyfry danego roku. Przykładowo więc jeżeli pismo wpłynęło jako pierwsze do danego podmiotu w roku 2008 otrzyma numer 1/08, kolejne zaś numer 2/08. W systemie dziennikowym numer pisma informuje o dacie wpływu pisma. Nie jest zaś nośnikiem żadnych innych informacji. Nie spełnia również żadnej roli przy wyszukiwaniu i archiwizowaniu pisma.

  1. Co to jest i na czym polega system bezdziennikowy, jak się dzieli?

W systemie bezdziennikowym wyróżniamy system rejestrowy i bezrejestrowy.
W pierwszym obok rejestracji w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt rejestruje się wpływające pisma w dzienniku korespondencji. Każde pismo otrzymuje więc numer po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji tak jak w systemie dziennikowym,
z tym jednak zastrzeżeniem że obok dokonywana jest odrębna rejestracja spraw oparta o JRWA. Ma ona charakter podstawowy, rejestracja w dzienniku korespondencji zaś charakter porządkowo-kontrolny. Dzięki niej można zidentyfikować wszystkie pisma wpływające i wypływające z urzędu. Znakiem pisma jest więc nie numer rejestracji
w dzienniku podawczym (dzienniku korespondencji) lecz znak sprawy oparty na JRWA. W polskiej administracji publicznej generalnie funkcjonuje ten rodzaj systemu bezdziennikowego, pomimo pewnych wątpliwości interpretacyjnych na poziomie postanowień instrukcji.

W systemie bezdziennikowym bezrejestrowym nie rejestruje się napływającej korespondencji, a jedynie nadaje sprawom numery w oparciu o JRWA. Rejestracja odbywa się wyłącznie w spisach spraw lub rejestrach kancelaryjnych. Nie funkcjonuje w ogóle dziennik podawczy (dziennik korespondencji).

  1. Porównaj system dziennikowy i bezdziennikowy?

  1. Uzasadnij twierdzenie, że system bezdziennikowy jest nowocześniejszym systemem kancelaryjnym niż system dziennikowy?
  2. Wyjaśnij twierdzenie, że JRWA opiera się na klasyfikacji dziesiętnej?

Oparcie wykazu budowy na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi” W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

  1. Podaj podziały dokumentacji napływającej i wytwarzanej w podmiocie?

Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu  na sposób postępowania jej rejestrowania i przechowywania na:

  1. tworzącą akta spraw – dokumentacja, która została przyporządkowana
    do sprawy i otrzymała znak sprawy;
  2. nie tworzącą akt spraw – dokumentacja, która została nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
  1. Co to jest dokumentacja tworzącą akta spraw i jak się z nią postępuje?

Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana
do sprawy i otrzymała znak sprawy.

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy

Znak sprawy zawiera następujące elementy:

  1. Oznaczenie komórki organizacyjnej;
  2. Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
  3. Kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
  4. Cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła

Np. ABC.123.77.2011

Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

  1. oznaczenie komórki organizacyjnej;
  2. symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
  3. kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
  4. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
  5. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie „JK 2” jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

  1. Co to jest dokumentacja nie tworząca akt sprawy i jak się z nią postępuje?

Dokumentacja nie tworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Dokumentacja nie tworząca akt spraw:

  1. nie otrzymuje znaku sprawy;
  2. nie podlega przechowywaniu w teczkach aktowych;
  3. instrukcja wprowadza katalog przedmiotowy tej dokumentacji.

Dokumentację taką mogą stanowić w szczególności:

  1. zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią aktt sprawy;
  2. niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
  3. publikacje (dzienniki urzędów, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
  4. dokumentacja finansowo – księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
  5. listy obecności;
  6. karty urlopowe;
  7. dokumentacja magazynowa;
  8. środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
  9. rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczenie sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych
  1. Co to jest znak sprawy i z jakich elementów się składa? Podaj przykłady? Wskaż możliwe warianty znaku sprawy.

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą, całości akt danej sprawy

Znak sprawy zawiera następujące elementy:

  1. oznaczenie komórki organizacyjnej;
  2. symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
  3. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
  4. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła

np. ABC.123.77.2011

Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką

ABC.123.78.2.2011, gdzie:

  1. ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej
  2. 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
  3. 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
  4. 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;
  5. 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

  1. oznaczenie komórki organizacyjnej;
  2. symbol klasyfikacyjny z wyazku akt;
  3. kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
  4. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
  5. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła
  1. Jakie informacje można uzyskać ze znaku sprawy?

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

Ze znaku sprawy można uzyskać informacje na temat: komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt; kolejnego numeru sprawy, wynikającego ze spisu spraw; roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

  1. Omów w jakim zakresie JRWA służy do oznaczania, rejestracji, łączenia
    i przechowywania akt?

  1. Nie jest możliwe istnienie systemu bezdziennikowego bez JRWA” czy zdanie to jest prawdziwe. Jeśli tak, uzasadnij to twierdzenie.
  2. Omów w jakim zakresie JRWA służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia
    i przechowywania akt?

  1. Co to jest podteczka i kiedy można ją założyć? Wskaż znak sprawy dla podteczki.

Utworzenie podteczki polega na rozbudowaniu znaku sprawy. Tworzy się ją
w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory ze względu na znaczną liczbę spraw określonego rodzaju o jednorodnym charakterze. Podteczki otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki.

Znak sprawy dla podteczki

WKD.123.10.2.2011, gdzie:

10 – liczba porządkowa ze spisu spraw pod którą dokonano wydzielenia grupy spraw;

2 – kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy która         jest podstawą wydzielenia.

  1. Co to jest akceptacja i na czym polega w systemie EZD/tradycyjnym?

Akceptacja w systemie EZD

Akceptacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności
w systemie EZD do akceptowanej kolejnej osobie treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

Akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy, aprobatę treści pisma.

W systemie EZD:

Akceptacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynnosci
w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD;

Akceptacja może być jedno-lub wielostopniowa;

Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek;

  1. nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;
  2. ustnie;
  3. z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek,         zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma

W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu;

Pismo zachowuje się w aktach sprawy

Akceptacja pism w systemie tradycyjnym

Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

  1. w postaci papierowej albo
  2. w postaci elektronicznej

Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

W tym przypadku, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

  1. nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;
  2. ustnie

W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma.

  1. Co to jest dekretacja i na czym polega w systemie EZD/tradycyjnym?

Dekretacja – adnotacja umieszczana na piśmie lub do niego dołączana, zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminów i sposobu załatwienia sprawy.

Dekretacja w systemie EZD

Dekretacje wykonywane w ramach sytemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę.

Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy.

Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę  stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka dotyczy:

  1. sprawy już wszczętej;
  2. rozpoczyna nową sprawę.

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD.

Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

Dekretacja w systemie tradycyjnym

Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

  1. dotyczy sprawy już wszczętej;
  2. rozpoczyna nową sprawę
  1. Co to jest spis spraw, do czego służy, wskaż najważniejsze różnice między systemem tradycyjnym a EZD?

Spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

Spis spraw w systemie tradycyjnym zawiera:

  1. Dane odnoszące się do całego spisu spraw – oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt, datę utworzenia raportu, oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt.
  2. Dane dotyczące się do każdej sprawy w spisie spraw – liczbę porządkową, kolejny numer sprawy, tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeśli nie jest to sprawa własna, znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeśli nie jest to sprawa własna, datę ostatecznego załatwienia sprawy, imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę, uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeśli są istotne.

W systemie EZD :

System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej: oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt, datę utworzenia raportu,

oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

Dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej: liczbę porządkową, kolejny numer sprawy, tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, datę wszczęcia sprawy, datę ostatecznego załatwienia sprawy, imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę, uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.

  1. Na jakich zasadach współpracują ze sobą komórki organizacyjne przy załatwianiu sprawy w systemie EZD?

  1. Na jakich zasadach współpracują ze sobą komórki organizacyjne przy załatwianiu sprawy w systemie tradycyjnym?

  1. Podaj przykładowe czynności kancelaryjne wykonywane w systemie EZD?

W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;

5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

  1. Podaj przykładowe czynności kancelaryjne wykonywane w systemie tradycyjnym?

W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

4) przesyłania przesyłek;

5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

Dopuszczenie, o którym mowa powyżej, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane

  1. Opisz procedurę przyjęcia przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w systemie EZD/ tradycyjnym? Wskaż różnice?

EZD:

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Metadane mogą być dodawane automatycznie. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego. (Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.)

W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

W przypadku, o którym mowa, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

SYSTEM TRADYCYJNY :

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu
w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1) liczby porządkowej;

2) daty wpływu przesyłki do podmiotu;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy         osoba fizyczna;

5) daty widniejącej na przesyłce;

6) znaku występującego na przesyłce;

7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka         organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub         właściwy adresat;

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty         i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości         otwarcia koperty.

Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza
i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

  1. Porównaj procedurę przyjęcia i rejestracji przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w systemach tradycyjnym i EZD?

  1. Opisz procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemie EZD?

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej         selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe         oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się         dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe         oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje         automatycznie.

Po dokonaniu selekcji, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji         Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

Przesyłki, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw przez podmiot, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

Przesyłek,  pozostałych, nieodzwierciedlających działalności podmiotu, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany

Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami
w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

  1. Opisz procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemie tradycyjnym?

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

Po dokonaniu selekcji przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe.

Przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej

  1. mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot - rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
  2. mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

Przesyłek pozostałych, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

  1. Porównaj procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemach tradycyjnym i EZD?

  1. Omów zasady wykorzystania informatyki w systemie tradycyjnym?

  1. W jaki sposób przyjmuje się i rejestruje się przesyłki przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie EZD

Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, (zwaną "ESP"), dzieli się na:

1. przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek – nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

2. pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania – Przesyłki te rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru (o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej "UPO".)

  1. W jaki sposób przyjmuje się i rejestruje się przesyłki przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie tradycyjnym?

1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

  1. przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;
  2. pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania

Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt. 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

Przesyłki o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi
i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

  1. W jaki sposób przyjmuję się i postępuję się z przesyłkami przekazywanymi na

informatycznym nośniku danych w systemie EZD?

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych – przesyłki te rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - Pisma na nośniku papierowym rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

  1. W jaki sposób przyjmuje się i postępuje się z przesyłkami przekazywanymi na informatycznym nośniku danych w systemie tradycyjnym?

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1.przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych – przesyłki te                 rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie         wydruku

2. stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - Pisma w         postaci papierowej, rejestruje się odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających         informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

  1. Opisz czynności kancelaryjne wykonywane przez prowadzącego sprawę
    w systemie EZD?

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1)   dotyczy sprawy już wszczętej - przesyłkę dołącza do akt sprawy

2)   rozpoczyna nową sprawę - przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

  1. Opisz czynności kancelaryjne wykonywane przez prowadzącego sprawę
    w systemie tradycyjnym?

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji         przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej - prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt         sprawy, nanosząc na nią znak sprawy

2) rozpoczyna nową sprawę - prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę         założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią         znak sprawy.

Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

  1. Opisz procedurę postępowania z przesyłkami przeznaczonymi do wysyłki
    w postaci papierowej/elektronicznej w systemie EZD?

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki –         wydruk zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

2) podpisanie odręczne wydruku.

Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci         papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym         w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji         działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne         wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu. W aktach sprawy zachowuje         się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa

Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego         odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że         przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego         egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w         składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w         kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny;

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń

  1. Opisz procedurę postępowania z przesyłkami przeznaczonymi do wysyłki
    w postaci papierowej/elektronicznej w systemie tradycyjnym?

Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji         elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej         podpisujący:

1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej         (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane         automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się         informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy,         doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej         osobistego doręczenia.

Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma         wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

  1. Co to są materiały archiwalne?

Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,         dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i         mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne .

Materiał archiwalny podlega wieczystemu przechowywaniu  w  archiwum         państwowym, oznacza się go kategorią A.

  1. Co to jest państwowy zasób archiwalny, jak się dzieli, wymień po dwie cechy państwowego zasobu archiwalnego ewidencjonowanego i nieewidencjonowanego?

Państwowy zasób archiwalny  jest przechowywany w instytucjach państwowych i jest         własnością państwa.

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w         wyniku działalności:

1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych         jednostek organizacyjnych;

2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek         organizacyjnych i

organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych,         jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

  1. Jak dzieli się państwowy nieewidencjonowany zasób archiwalny?

Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do         państwowego zasobu archiwalnego.

2. Zasób ten jest:

1) ewidencjonowany;

2) nieewidencjonowany.

Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe i         powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób         lub ich prawnych następców.

  1. Co to jest państwowa sieć archiwalna?

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi         państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:

1)   archiwa państwowe;

2)   archiwa wyodrębnione;

3)   archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek         organizacyjnych;

3a)  archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego
i samorządowych jednostek organizacyjnych

  1. Co to jest dokumentacja niearchiwalna i czym różni się od materiałów archiwalnych?

Dokumentacja niearchiwalna jest to dokumentacja mająca czasowe znaczenie         praktyczne, która po jej wykorzystaniu może ulegać brakowaniu (niszczeniu).         Oznacza się ją kategorią B .

Dokumentacja niearchiwalna ulega brakowaniu natomiast materiały archiwalny         podlegają wieczystemu przechowywaniu.

  1. Opisz kategorią archiwalną B + cyfra arabska?

B + cyfra arabska – cyfra oznacza liczbę lat przez które dokumenty nią opatrzone         powinny być przechowywane. Po tym okresie mogą podlegać brakowaniu

  1. Opisz kategorią archiwalną BE + cyfra arabska?

B + cyfra arabska – cyfra oznacza liczbę lat przez które dokumenty nią opatrzone         powinny być przechowywane. Po tym okresie mogą podlegać brakowaniu

  1. Opisz kategorią archiwalną Bc?

Bc – dokumentacja manipulacyjna mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może         ulegać brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum         zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum.

  1. Opisz kategorią archiwalną A?

Kategoria A – obejmuje dokumenty stanowiące materiał archiwalny. Dokumenty nią         opatrzone mają trwałą wartość historyczną i po przechowywaniu w archiwum         zakładowym podlegają przekazaniu do archiwum państwowego i są tam przechowywane wieczyście.

  1. Opisz zasady liczenia okresu przechowywania dokumentacji wynikające
    z kategorii archiwalnej?

  1. Wymień minimum 5 zadań archiwum zakładowego. Opisz 2 wybrane przez siebie.

Do zadań archiwum zakładowego należy:

  1. przejmowanie dokumentacji:
  1. spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;
  2. niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego;
  3. na nośniku papierowym ze składu chronologicznego;
  4. elektronicznej na informatycznych nośnikach, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;
  1. przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
  2. przeprowadzenie skontrum dokumentacji;
  3. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przyjętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
  4. udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
  5. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
  6. przeprowadzenie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;
  7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
  8. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
  9. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
  10. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych

niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym

  1. Co to jest skontrum, opisz kto i na czyj wniosek je przeprowadza?

Skontrum – porównanie środków ewidencyjnych znajdujących się w archiwum zakładowym , stwierdzenie i wyjaśnienie róznicy oraz ustalenie ewentualnych braków. Skontrum jest przeprowadzany przez komisję skontrową. Jej skład wynosi
co najmniej 2 osoby wyznaczane przez kierownika podmiotu. Osobami mogącymi ją zainicjować są kierownik podmiotu. Osobami mogącymi ją zainicjować są kierownik podmiotu lub dyrektor właściwego miejscowo archiwum narodowego. Komisja sporządza protokół. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji elektronicznej w systemie EZD.

  1. Opisz procedurę przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.

Może to być dokumentacja elektroniczna w systemie EZD lub papierowa w systemie tradycyjnym, dokumentacja w składzie chronologicznym lub z elektronicznych nośników danych.

System EZD

W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej.
W przypadku dokumentów elektronicznych w EZD archiwum jest system EZD. System ten pełni jednocześnie funkcję archiwum. Przekazanie uprawnień może następować

automatycznie po upływie okresu przewidzianego w instrukcji kancelaryjnej. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień.

W spisie zdawczo-odbiorczym należy sporządzić listę dokumentów przekazywanych. Podobnie dotyczy to składów elektronicznych nośników danych.

Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na:

  1. sprawdzeniu kompletności akt spraw;
  2. uzupełnianiu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;
  3. przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
  4. uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
  5. uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
  6. sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każej sprawie zakończonej.

System tradycyjny

W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Spis zdawczo odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej. W ramach podziału sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb podmiotu lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, jeśli jest taka potrzeba. Spis zdawczo – odbiorczy  jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.

Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie         przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 63                 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można                         rozdzielić papierowymi okładkami,

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład                 spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury                 bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości                 nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli                 grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest                 to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim                         ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę                 stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie                 zapisu: "Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych,                         [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]",

g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości                 nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub                                 umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy                 czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy,                 chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§ 16.

1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 15;

2) spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 12-14, zawierają braki lub                 błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

Współpraca

Wczytywanie...