Witaj ponownie!
Mail Grupowy pomaga Twojej grupie sprawnie się komunikować, dzielić notatkami, wydarzeniami i opiniami. Dowiedz się więcej »
Przedmioty Wykładowcy Uczelnie

Metody i techniki pracy w administracji - opracowanie


Podgląd

Metody i techniki pracy w administracji.docx

Podgląd pliku (pełna wersja wyższej jakości po zalogowaniu):

1. Wprowadzenie w problematykę metod i technik pracy w administracji

Cechy administracji publicznej:

  1. Posługuje się władztwem administracyjnym – wydaje obowiązujące nakazy i zakazy (sankcje za ich nieprzestrzeganie)
  2. Posługuje się zawodowym personelem np. pracownik samorządowy, korpus cywilny
  3. Zasada legalności – działa na podstawie i w granicach prawa
  4. Działa na rzecz dobra wspólnego (pojęcie niedookreślone, nieostre)
  5. Jest częścią władzy wykonawczej (tzw. wielka reszta, wszystko to co nie jest władzą ustawodawczą i sądowniczą) – może tworzyć prawo w zakresie wykonawczym (akty wykonawcze, rozporządzenia)
  6. Ma charakter bezosobowy – dokumenty wydaje organ a nie osoba
  7. Ma charakter monopolistyczny
  8. Ma charakter ciągły i stabilny (kadencyjność)
  9. Scentralizowana wewnętrznie (hierarchiczna)

Metody i techniki pracy administracji

to świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania prowadzący do osiągnięcia konkretnego celu.

Podstawowym celem administracji jest realizowanie prawa.

Instrukcje kancelaryjne zbiór zasad i przepisów ustalających czynności związane z przyjęciem, dzieleniem, odpowiadaniem i archiwizacją korespondencji. Pierwsza instrukcja kancelaryjna powstała w Rzeszy Niemieckiej w 1570 r. dla kancelarii nadwornej Maksymiliana II. Pierwszą polską instrukcją kancelaryjną jest Uchwała Rady Ministrów z 24 sierpnia 1931 r. o przepisach w administracji publicznej. Była ona oparta na systemie bezdziennikowym.

Definicja administracji:

  1. Element przedmiotowy – co jest celem administracji? Działalność na rzecz realizacji interesu publicznego.
  2. Element funkcjonalny – jak osiąga cele? Zespół działań, czynności, przedsięwzięć organizatorskich i wykonawczych.
  3. Element podmiotowy – kto to prowadzi? Różne podmioty, organy i instytucje.

Prawo administracyjne - podział:

  1. Ustrojowe – prawo, które określa strukturę organów, kompetencje
  2. Procesowe – opisuje metody procesowania np. prawo administracyjne, prawo procesowe
  3. Materialne – prawa i obowiązki adresatów działań obywateli

  1. Wewnętrzne – działa jedynie wewnątrz struktur administracji publicznej np. regulaminy, statuty, godziny pracy itp.
  2. Zewnętrzne – może być powszechnie obowiązujące, wychodzą poza administrację publiczną np. rozporządzenia

Podstawowe akty prawne metod i technik pracy w administracji:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.11.14.67; Dz.U.2011.27.140). – wprowadza m.in. informatyzację.

Akty prawne zastąpione tym rozporządzeniem:

  1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa
  2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu
  3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych
  4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w prawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie

Zakres podmiotowy:

  1. Organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki. Miasta na prawach powiatu posługują się załącznikiem dla gmin.
  1. Organy powiatów i starostw powiatowych
  2. Organy samorządów wojewódzkich i urzędów marszałkowskich
  3. Organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy

Zakres ten pokrywa się z zakresem poprzednich rozporządzeń. Rozporządzenie nie stosuje się do jednostek pomocniczych gminy. We wcześniejszym rozwiązaniu prawnym to wójt (burmistrz, prezydent) decydował o tym, czy rozporządzenie z 1999 r. odnosi się do jednostek pomocniczych jego gminy. Rozporządzenie odnosi się do dokumentacji niezależnie od jej formy, postaci technicznej, postaci fizycznej, przedmiotu dokumentacji.

Organ

Urząd go obsługujący

Gmina

Rada gminy

Urząd gminy (miasta)

Wójt, burmistrz, prezydent miasta

Zarząd związku

W zależności od związku

Zgromadzenie związku

Powiat

Rada powiatu

Starostwo powiatowe

Zarząd powiatu

Województwo

Sejmik wojewódzki

Urząd marszałkowski

Zarząd województwa

Organy zespolonej administracji rządowej w województwie

Wojewoda

Urząd wojewódzki

Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej

Wojewódzka Komenda Państwowej Straży Pożarnej

Komendant Wojewódzki Policji

Wojewódzka Komend Policji

Kurator Oświaty

Kuratorium Oświaty

Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego

Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego

Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny

Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny

Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa

Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego

Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego

Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska

Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej

Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej

Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych

Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych

Wojewódzki Inspektor Sanitarny

Wojewódzki Inspektorat Sanitarny

Wojewódzki Lekarz Weterynarii

Wojewódzki Inspektorat Weterynarii

Zakres przedmiotowy:

Przepisy instrukcji kancelaryjnej określają zakres i tryb prowadzenia, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz regulują proces postępowania z dokumentacją (o ile przepisy szczególne) nie stanowią inaczej. Przepisy instrukcji starają się dotyczyć jak największej liczby dokumentów jednak przepisy szczególne wyłączają część dokumentów z tego katalogu np. dokumenty o charakterze niejawnym.

  1. Instrukcja kancelaryjna
  2. Jednolite rzeczowe wykazy akt
  3. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Systemy rejestracji dokumentów:

System rejestracji dokumentów jest najistotniejszym zagadnieniem każdej instrukcji kancelaryjnej. Dzięki jej wprowadzeniu możliwe jest uporządkowanie, przyjęcie i wyszukiwanie dokumentów.

  1. System dziennikowy – nie obowiązuje obecnie. W województwie Poleskim obowiązywał do 1924 r., zaś 1932 r. przestał obowiązywać w całym kraju. Charakterystyczną cechą tego systemu jest to, że rejestruje się każde pismo, które wpływa do urzędu lub jest w nim wytworzone.  Pisma rejestrowane są w dzienniku. W oparciu o ten wpis pismo otrzymuje numer porządkowy, który składa się z dwóch podstawowych elementów liczby porządkowej z dziennika pod którym wpisano pismo i ostatnie dwie cyfry roku. Mamy więc tylko informację kiedy przyjęto pismo (rok) oraz jego kolejność. System ten wielokrotnie modyfikowano. Problemem tego systemu jest powiązanie pism związanych z tą samą sprawą. Jest to czasochłonne.

- system dwudziennikowy – jeden dziennik dla wpływów a drugi dla pism wypływających z urzędu.

- jeden dziennik na wszystkie pisma.

  1. System bezdziennikowy – w systemie bezdziennikowym rejestruje się sprawę a nie każde pismo. Rejestracja następuje w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. System ten dzieli się na:

- system rejestrowy – jest połączeniem pewnych elementów systemu dziennikowego z bez dziennikowym. Dany podmiot prowadzi 2 rejestry – rejestr spraw w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz rejestr korespondencji przychodzącej do urzędu. Jest to rejestracja pism dla celów ewidencyjnych, porządkowych i statystycznych w rejestrze kancelaryjnym. System ten obowiązuje we wszystkich podmiotach objętych rozporządzeniem z 18 stycznia 2011 r.

- system bez rejestrowy – w systemie tym nie rejestrujemy pisma lecz sprawy. Sprawie nadajemy jakiś numer. Kolejne pisma od tego samego podmiotu w tej samej sprawie ma ten sam numer. Numer sprawy jest nośnikiem informacji kto zajmuje się daną sprawą (jaka komórka organizacyjna), czego sprawa dotyczy, okres jakie pismo trzeba trzymać w urzędzie po zakończeniu sprawy.

System bezdziennikowy działa w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt.

System dziennikowy, przykład: 1/10 pismo w sprawie organizacji wyborów prezydenckich (z nr pisma wiemy tylko to, że jest to pierwsze pismo przyjęte w 2010 r.).

System bezdziennikowy, przykład: WO 001-1/10 w sprawie organizacji wyborów prezydenckich.

Jednolity rzeczowy wykaz akt – jednolita, rzeczowa, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu klasyfikacja i kwalifikacja akt powstający w toku działalności tego urzędu. Zasady:

  1. Jednolitość klasyfikacji wszystkich akt w oparciu o kryteria rzeczowe. Te wykazy są niezależne od struktury wewnętrznej danego urzędu.
  2. Klasyfikacja dziesiętna – wszystkie sprawy dzielimy na 10 kategorii pierwszego rzędu (od 0 do 9). Są to symbole klasyfikacyjne. Do każdej z tych haseł klasyfikacyjnych przypisane są konkretne sprawy. Każde hasło klasyfikacyjne otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

- dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

- dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

- dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

- dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

  1. ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

Na opis klasy w wykazie akt składają się:

  1. symbol klasyfikacyjny
  2. hasło klasyfikacyjne (sformułowanie nazwy zagadnienia)
  3. w przypadku klas końcowych – kategorie archiwalne
  4. Uszczegółowienie – jest to komentarz do hasła klasyfikacyjnego. Jest to wyjaśnienie i szczegółowy komentarz dotyczący: rodzaju dokumentacji, sposobu prowadzenia dokumentacji, nietypowych metod liczenia okresu przechowywania, określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

Kierownik urzędu ma ogólny nadzór nad archiwum zaś nadzór szczegółowy ma archiwista.

System wykonywania czynności kancelaryjnej dzieli się na:

  1. System EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami) – jest systemem teleinformatycznym służącym do wykonywania czynności kancelaryjnej, elektronicznego zarządzania korespondencją, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych.
  2. System tradycyjny – to system w którym wszystkie czynności wykonywane są w sposób papierowy. Można tu używać narzędzia informatyczne jako ułatwienie.

Obligatoryjnie kierownik podmiotu musi wybrać sposób prowadzenia czynności kancelaryjnej. W przypadku wybrania systemu EZD nie można powrócić do systemu tradycyjnego, ze względu na koszt.

Kierownik podmiotu – osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań. Podmiot to urząd, a kierownik jest kierownikiem urzędu. Ten urząd który zdecyduje się na EZD nie ma możliwości powrotu do systemu tradycyjnego bo prowadzenie i wdrożenie systemu EZD jest droższe niż systemu tradycyjnego. Instrukcja kancelaryjna daje 3 możliwości innej metody prowadzenia dokumentów w pewnych konkretnych sprawach na zasadzie wyjątku, są to pewne przypadki:

  1. Inne przepisy prawa określają inny sposób prowadzenia dokumentów
  2. Stan zastania (gdy inne instrukcje – wewnętrzne definiują to inaczej)
  3. Gdy istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw.

Podmioty wykonywujące czynności kancelaryjne:

  1. Punkty kancelaryjne
  2. Prowadzący sprawę

W poprzednich uregulowaniach prawnych były to:

  1. Sekretariaty
  2. Kancelarie
  3. Referencji (odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy)
  4. Pracownicy sporządzający czystopis

Punkt kancelaryjny – jest to komórka organizacyjna, w tym sekretariat i kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.

Obecnie sekretariaty, kancelaria i oddzielne stanowiska pracy to punkt kancelaryjny.

Prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy. Dawniej nazywano go referentem.

Obecnie referent który rozstrzyga merytorycznie sprawę tworzy czystopis. Wcześniej pracownicy merytoryczni sporządzali brudnopis i inni pracownicy tworzyli z tego czystopis.

Podział dokumentacji nadsyłanej i składanej w podmiocie oraz w nim powstałej:

  1. Tworzącą akta spraw – dokumenty przyporządkowane do sprawy i otrzymały znak sprawy. Jest to katalog zamknięty.
  2. Nietworzącą akt spraw – dokumentacja która nie została przyporządkowana do sprawy i nie otrzymała numeru sprawy. Dokumenty te też mają swoje miejsce w JRWA i swoją kategorię, bo JRWA obejmuje obie te kategorie. Są to zaproszenia, kondolencje, życzenia, podziękowania, oferty, publikacje, listy obecności, rejestry, ewidencje materiałów biurowych itp.

Akta sprawy – dokumentację zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej

sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania. Dokumentacja może tworzyć akta spraw.

Sprawa to zdarzenie lub stan rzeczy, nie tylko odnoszący się do postępowania administracyjnego wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości

Spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej. Ze spisu spraw wynika ile spraw danego typu zostało zarejestrowanych w danym podmiocie. Bez spisu spraw znak sprawy byłby nie kompletny.

Znak sprawy – jest to stała cecha rozpoznawcza całości akt danej sprawy.

Składa się z:

  1. Symbol komórki organizacyjnej np. Kadry – K.
  2. Dzielniki sprawy (separatory) – kropki oraz w elemencie komórki organizacyjnej znak „-”. Jest to wynik konieczności zapisania pliku o nazwie sprawy w systemach komputerowych. Poszczególne elementy znaku sprawy wyznaczają pewne cechy sprawy – ich dowolność  mogłaby być utrudnieniem. Ostatnią przyczyn jest interoperacyjność – wymóg określonej kolejności, określonych symboli.
  3. Symbol klasyfikacyjny z JRWA (z ostatniej klasy)
  4. Liczba porządkowa ze spisu spraw np. 55 – jest to 55 sprawa w danym roku kalendarzowym.
  5. Czterocyfrowe wskazanie roku w którym rozpoczęła się sprawa

Przykład: WK.3540.55.2011

W wersji podstawowej w poprzednich uregulowaniach było tak WKD 3512-21/08 – też 4 elementy ale inna forma zapisu.

Dobrowolnie można stosować skrót wskazujący osobę prowadzącą sprawę. W poprzednich rozwiązaniach zapis ten był na początku obecnie musi być na końcu np. sprawę prowadzi Jan Kowalski więc WK.3540.55.2011.JK

Utworzenie podteczki

Jeśli jest taka potrzeba to dla danego znaku sprawy zakłada się oddzielny spis sprawy. Podgrupy te muszą być jednolite rzeczowo. Podział ten jest wynikiem tego, że pewnych spraw może być dużo w danym organie i dlatego pewną część z nich można wyłączyć do oddzielnej grupy. Zmniejsza to ilość spraw poprzez wyodrębnienie pewnych kategorii np. zamiast w wydziale pomocy społecznej mieć oddzielne teczki dla osób poszkodowanych w powodzi można dokumenty te umieścić w jednej teczce tworząc odpowiednie podteczki.

Przykład:

WKD.123.10.2.2011, gdzie:

10 - Liczba porządkowa ze spisu spraw pod którą dokonano wydzielenia grupy spraw

2 – kolejny numer sprawy wynikające ze spisu spraw założonego do numeru sprawy która jest podstawą wydzielenia.

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

Czynności kancelaryjne nie są katalogiem zamkniętym. W EZD są to np.:

  1. Prowadzenie rejestrów przesyłek wpływających i wypływających z urzędu.
  2. Prowadzenie innych rejestrów
  3. Prowadzenie spisów spraw
  4. Dokonywanie dekretacji i akceptacji
  5. Gromadzenie dokumentacji w aktach spraw

Akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma. Możliwa jest akceptacja jednostopniowa, dwustopniowa, rzadziej bardziej skomplikowana. Akceptacja następuje wyłącznie w systemie EZD. Akceptacja wielostopniowa – przed akceptacją ostateczną jest akceptacja ostateczna. Osoba upoważniona do akceptacji może od razu podpisać pismo lub odesłać je do poprawek. Możliwe jest wprowadzenie poprawek przez osobę akceptującą (głównie drobne błędy).

Dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy.

Dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo.

Rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport.

Rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego podmiotu.

Rejestr przesyłek wychodzących – Rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu.

Rejestr pism wewnętrznych – raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu.

Naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.

Pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników.

System EZD jako system teleinformatyczny musi pozwalać na wykonanie w nim wszystkich czynności kancelaryjnych, a także udokumentować dokonanie tych czynności (system dokonuje tego automatycznie).

Instrukcja kancelaryjna zapewnia ochronę danych osobowych. Użytkownikami EZD mogą być tylko osoby upoważnione do dostępu i przetwarzania danych osobowych. Osoby takie mają dostęp tylko do informacji, które są niezbędne do wykonywania ich pracy. Oznacza to podział na komórki merytoryczne i komórki organizacyjne. Komórka merytoryczna udostępnia akta sprawy w systemie EZD i określa informacje jakie z tego będą dostępne dla innych komórek merytorycznych.

Rodzaje dokumentów wpływających do systemu EZD:

  1. Dostarczone listami lub paczką
  2. E-mail
  3. Dokumentacja przesyłana przez elektroniczną skrzynkę podawczą
  4. Informatyczny nośnik danych

Rejestr przesyłek wpływających służy do ewidencji przesyłek wpływających w kolejności chronologicznej. W EZD jest to odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport. W EZD jest to jeden rejestr dla całego podmiotu.

Zasady przyjmowania przesyłek wpływających do EZD listami lub paczką

Przesyłka jest sprawdzana w punkcje kancelaryjnym pod kątem poprawności zaadresowania. Gdy przesyłka jest źle dostarczona punkt kancelaryjny zwraca taką przesyłkę dostawcy usług pocztowych lub też sam przesyła ją do właściwego adresata. Ta druga sytuacja dotyczy przede wszystkim e-maila. Na żądanie składającego przesyłkę wydaje się potwierdzenie jej otrzymania.

Następnie punkt kancelaryjny sprawdza stan opakowania paczki. Przesyłka może być naruszona w taki sposób, który nie wymusza działań punktu kancelaryjnego. Jednak gdy stan zniszczenia umożliwia ingerencję osób trzecich, wtedy punkt kancelaryjny dokonuje odpowiednie czynności:

  1. W obecności dostarczyciela na opakowaniu przesyłki sporządza adnotację. Na potwierdzeniu odbioru sporządzamy adnotację.
  2. Sporządzenie protokołu o dostarczeniu przesyłki uszkodzonej.
  3. Powiadamia bezpośredniego przełożonego. Zazwyczaj tworzy się oddzielny rejestr dla takich przesyłek, do którego dostęp ma tylko przełożony.

Następnie dokonuje się rejestracja przesyłki. Rejestracja przesyłki to opisanie przesyłki zespołem metadanych. Minimalny zestaw metadanych dotyczący przesyłek wpływających:

  1. Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki i jego adres
  2. Data widniejąca na piśmie
  3. Typ dokumentu
  4. Data wpływu przesyłki
  5. Data i czas wykonywania
  6. Określenie dostępu
  7. Znak nadany przesyłce przez podmiot odpowiedzialny za jej treść.

Poza tym możliwe jest wprowadzenie danych opcjonalnych.

Przesyłki dzieli się:

  1. Otwierane w punkcie kancelaryjnym
  2. Nieotwierane w punkcie kancelaryjnym – przesyłki takie określa kierownik danego podmiotu. W tym przypadku punkt kancelaryjny rejestruje tą przesyłkę w oparciu o dane zawarte na przesyłce.

Rejestracji pism papierowych w systemie EZD dokonuje się na podstawie opakowania paczki lub na podstawie jej zawartości w zależności od tego czy istnieje możliwość jej otwarcia. Listę rodzajów przesyłek nie otwieranych w punkcie kancelaryjnym określa kierownik podmiotu. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

Po rejestracji przesyłka papierowa otrzymuje numer z rejestru przesyłek przychodzących (jest to identyfikator). Numer ten ma charakter elektroniczny. Numer ten stawia się na pierwszej stronie pisma lub na przesyłce (w zależności od tego czy została ona otwarta). Numer ten jest zazwyczaj kodem kreskowym, z możliwością ręcznego odczytania tego numeru.

Dokumenty papierowe są odwzorowane cyfrowo w celu wprowadzenia ich do systemu EZD. Musi być to dokonane staranie, według wytycznych. Zeskanowany dokument nie musi być cały w trzech przypadkach:

  1. Gdy format i wielkość dokumentu na to nie pozwala.
  2. Gdy ilość stron przewyższa nasze możliwości.
  3. Ze względna treść i formę np. nie skanujemy cegły, siekiery będących dowodem w sprawie.

W takich sytuacjach próbuje się odwzorować przynajmniej pierwszą stronę pisma, dołącza się metadane, a do nich dołącza się informacje o rozmiarze przesyłki. O wartościach granicznych po których nie odzwierciedla się całego pisma, decyduje kierownik podmiotu. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek do których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

  1. Może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty
  2. Może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata
  3. Może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

Następnie punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. W ramach systemu EZD może nastąpić to automatycznie. W przypadku błędnego przesłania odbiorca zwraca je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

Nośnik papierowy trafia do składu chronologicznego, a nośnik informacyjny do składu informacyjnych nośników danych. Gdy mamy całość informacji korzystamy tylko z informacji zawartych w systemie teleinformatycznym. Gdy nie cały dokument jest dostarczony do EZD:

  1. Udostępnia się metadane o przesyłce
  2. Udostępnienie w sposób przyjęty w danym podmiocie pozostałej części dokumentacji

Gdy cała sprawa zostaje załatwiona punkt kancelaryjny może dokonać spedycji papierowych dokumentów i rejestruje się to w rejestrze pism wychodzących.

Skład chronologiczny – zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD.

Zazwyczaj prowadzi się kilka takich składów – wyodrębnienie pewnych części:

  1. Dla dokumentacji papierowej:

- dokumentacja w pełni odwzorowana

- dokumentacja nie odwzorowana lud odwzorowana częściowo

  1. Dla nośników elektronicznych:

- nośniki w pełni wprowadzone do EZD

- nośniki częściowo wprowadzone do EZD

Możliwe jest dekoncentracja prowadzenia składu – może być kilka miejsc prowadzenia odwzorowania elektronicznego. Każdy taki skład odpowiada jednemu punktowi odwzorowania.

Dokumentacja wpływająca do podmiotu może być klasyfikowana w różny sposób. Jednym z ich jest kryterium archiwalne na podstawi JRWA:

  1. Dokumenty archiwalne – przechowuje się je wieczyście. Dokumenty archiwalne a materiały archiwalne to nie jest to samo.
  2. Dokumenty niearchiwalne

Zasady przyjmowania przesyłek wpływających do EZD e-mailem

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Spam oraz złośliwe oprogramowanie można odrzucać automatycznie za pomocą programów komputerowych.

Po dokonaniu selekcji przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

  1. Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;
  2. Przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

- mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

- mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

- pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

Przesyłki rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających. Przesyłek pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany

Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane.

Zasady przyjmowania przesyłek wpływających do EZD za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej

Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) jest podstawowym komponentem Elektronicznego Urzędu Podawczego. Posiada funkcjonalność dostępnego publicznie środka komunikacji elektronicznej służącego do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej.

Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą dzieli się na:

  1. Przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek – nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
  2. Pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania – rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)

Zasady przyjmowania przesyłek wpływających do EZD na informatycznym nośniku danych

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

  1. Przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych – rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.
  2. Stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym – pisma na nośniku papierowym, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana.

Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

JRWA w klasyfikacji archiwalnej ma kwalifikacje archiwalne:

  1. A – materiał archiwalny
  2. B5 – jest to dokumentacja mająca czasowe znaczenie praktyczne. Po czasie wskazanym przez cyfrę arabską podlegają brakowaniu.
  3. Bc – jest to dokumentacja mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po jej całkowitym wykorzystaniu przez podmiot można ją zbrakować. Kategorii tej nie ma w JRWA.
  4. BE5 – jest to dokumentacja w stosunku do której po czasie wskazanym przez cyfrę arabską przeprowadzi się ekspertyzę archiwalną. Ekspertyza może nadać ponownie kategorię np. B5 lub A, zlecić kolejną ekspertyzę archiwalną w jakiś czas lub polecić zniszczenie dokumentu.

Zasady dekretacji i akceptacji

Wszystkie zarejestrowane przesyłki niezależnie od ich formy są rozdzielane przez punkt kancelaryjny pomiędzy odpowiednie komórki organizacyjne. Dokładnie reguluje to regulamin danego podmiotu. Możliwy jest automatyczny podział w ramach EZD. Ma to swoje zalety (np. monitoring ilości pracy każdego pracownika, ochrona przed korupcją). Po zarejestrowaniu dokumenty w postaci papierowej po odwzorowaniu cyfrowym są przekazywane do składu chronologicznego.

Następnie wykonuje się dekretację . Jest to adnotacja na piśmie lub do niego dołączona zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy. Możliwe jest dokonanie tego automatycznie przez system EZD. Elementy dekretacji:

  1. Wskazanie osoby
  2. Dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy – element fakultatywny

Dekretacja może być dwustopniowa. Najpierw wskazujemy komórkę organizacyjną, a jej kierownik wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie danej sprawy. Gdy sprawa należy wykonać w kilku jednostkach organizacyjnych to dekretacja należy do kierownika. W systemie EZD dekretacja dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD. W poprzednik rozwiązaniach obowiązkowa była dekretacja w formie przesyłki papierowej. W wyniku dekretacji pismo trafia do prowadzącego sprawę – osoba merytorycznie odpowiedzialna za jej załatwienie.

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy (jest to wtedy komórka merytoryczna). Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

  1. Dotyczy sprawy już wszczętej – przesyłkę dołącza do akt sprawy
  2. Rozpoczyna nową sprawę – na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

Prowadzący sprawę:

  1. Uzupełnia metadane
  2. Wstawia znak sprawy
  3. Gromadzi w ramach EZD akta sprawy
  4. Przedstawia pisma do akceptacji – przygotowane pismo kończące postępowanie.

Akcepcja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobata treści pisma. Możliwa jest akceptacja jednostopniowa, dwustopniowa, rzadziej bardziej skomplikowana. Akceptacja następuje wyłącznie w systemie EZD. Akceptacja wielostopniowa – przed akceptacją ostateczną jest akceptacja wstępna. Osoba upoważniona do akceptacji może od razu podpisać pismo lub odesłać je do poprawek. Możliwe jest wprowadzenie poprawek przez osobę akceptującą (głównie drobne błędy).

Zasady wysyłania korespondencji

Po ostatecznej akceptacji pismo zostaje podpisane. Pisma:

  1. Przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej podpisywane są podpisem elektronicznym i wysyłane w formie elektronicznej.
  2. Pisma papierowe są drukowane i podpisywane ręcznie i wysyłane.

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

  1. Automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym
  2. Przez punkt kancelaryjny
  3. Przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń

Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki  i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego  sprawę, Następnie przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

W systemie tym czynności kancelaryjne są dokonywane w postaci nieelektronicznej. W systemie tradycyjnym jest mniej punktów kancelaryjnych. Punk kancelaryjny w tym systemie ma takie same obowiązki jak w systemie EZD.

Zasady wykorzystania informatyki w systemie tradycyjnym

Informatyka można być wykorzystywana jedna spisy spraw należy sporządzać na papierze. Dekretacja, akceptacja dokonywana jest w postaci papierowej (można zrobić dodatkową elektroniczną dekretację, ale obowiązkowo trzeba papierowo). W ramach narzędzi informatycznych można prowadzić rejestry przesyłek przychodzących i wychodzących, spisy spraw, inne przesyłki. W systemie tradycyjnym wprowadza się zasadę podwójnej kopii – kopia zabezpieczająca na elektronicznym nośniku danych inny niż ten na którym są załatwiane bieżące sprawy.

Zasady przyjmowania korespondencji

Przesyłki wpływające rejestruje punkt kancelaryjny.  Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

  1. liczby porządkowej;
  2. daty wpływu przesyłki do podmiotu;
  3. tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;
  4. nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;
  5. daty widniejącej na przesyłce;
  6. znaku występującego na przesyłce;
  7. wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna
  8. liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;
  9. dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

  1. sortowanie listy przesyłek
  2. wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;
  3. zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji

W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. Następnie sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio

do właściwego adresata.

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

  1. danych zawartych w treści pisma — w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
  2. danych na kopercie, w której są zamknięte pisma — w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

Przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. Po dokonaniu selekcji, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

  1. Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;
  2. Przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

- mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot – rejestruje się je, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku

- mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot – drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

- pozostałe – nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

Przesyłki przekazane elektroniczną skrzynką podawczą

Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

  1. Przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek – nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
  2. Pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania – rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

Przesyłki przekazana na informatycznym nośniku danych

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

  1. Przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych – przesyłki rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
  1. Stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym – rejestruje się odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

  1. Wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
  2. Informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ….[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty w danym podmiocie. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

Zasady dekretacji i akceptacji w systemie tradycyjnym

Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

  1. Dotyczy sprawy już wszczętej- dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
  2. Rozpoczyna nową sprawę - traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie

załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych

spisów spraw.

W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe). Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.

Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

  1. w postaci papierowej albo
  2. w postaci elektronicznej.

Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

  1. nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;
  2. ustnie.

W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma.

W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

  1. podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;
  2. podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

Zasada archiwizacji akt

Dokumentacja w urzędzie - typologia:

  1. Dokumentacja manipulacyjna – oznaczona Bc
  2. Dokumentacja B5
  3. Dokumentacja Bc5
  4. Dokumentacja archiwalna – A

  1. Tworząca akta spraw
  2. Nietworząca akt spraw

Instrukcja kancelaryjna określa sposób postępowania z dokumentacją nie zależnie od jej formy dokumentacji do czasu gdy dokumentacja ta stanie się częścią archiwum zakładowego. W archiwum zakładowym stosujemy instrukcję archiwalną. Jej przepisy nie są adresowane do urzędników lecz do archiwistów zakładowych.

Archiwum zakładowe – jest to samodzielna komórka organizacyjna lub stanowiskiem pracy w podmiocie. Każdy podmiot musi mieć archiwum zakładowe (jest to wymóg prany).

Archiwum zakładowe może mieć filie . Filie są tworzą przez sekretarza gminy, powiatu, województwa, przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, dyrektora generalnego urzędu wojewódzkiego. Gdyby organy zespolonej administracji w województwie nie były obsługiwane przez urząd marszałkowski to filie archiwów zakładowych są tworzone przez te organy. Nadzór nad filią archiwum zakładowego tworzy pracownik wyznaczony przez archiwum zakładowe. W filiach stosujemy te same zasady co w archiwach zakładowych, ale materiały archiwalne może przechowywać w nich maksymalnie do 10 lat. Po tym czasie powinny być one przekazane do archiwum zakładowego. Filie tworzą roczne sprawozdanie z działalności. Sprawozdania te muszą być utworzone do 15 lutego bieżącego roku za rok poprzedni. Sprawozdania te są przekazywane do archiwum zakładowego. Ma ich podstawie archiwum zakładowe tworzy własne sprawozdanie. Sprawozdanie te musi powstać do 30 marca. Sprawozdanie te przekazywane jest kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Skład sprawozdania – jest określone przez ustawę. Są to n. opis archiwum zakładowego, statystka dotycząca dokumentów.

Lokal archiwum zakładowego

Instrukcja archiwalna zawiera szereg wymogów dotyczących lokalu archiwum zakładowego mających za zadanie zapewnić warunki do realizacji zadań oraz zabezpieczenia przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem. Lokal musi być suchy, mieć odpowiednią temperaturę, sprawną instalację i wentylację, wzmocnione drzwi, wykrywacze dymu i ognia oraz gaśnice, musi być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, nie mogą przechodzić tymi pomieszczeniami żadne rury hydrauliki, nie można stosować farb zawierających pewne substancje chemiczne itp. Pomieszczenia te muszą spełniać pewne warunki co do wilgotności i temperatury.

Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsca do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych. Oddzielnie musi być przechowywana dokumentacja archiwalna i niearchiwalna. Pomieszczenie musi być sprawne techniczne.

Pomieszczenie magazynowe musi być wyposażone w  ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi, drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek, sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

Do zadań archiwum zakładowego należy:

  1. Przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,

c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,

  1. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  2. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
  3. Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
  4. Udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
  5. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
  6. Przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
  7. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
  8. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
  9. Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
  10. Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

Skontrum – porównanie środków ewidencyjnych znajdujących się w archiwum zakładowym ze stanem faktycznym tego archiwum zakładowego, stwierdzenie i wyjaśnienie Rówcy oraz ustalenie ewentualnych braków. Skontrum jest przeprowadzany przez komisję skontrową. Jej skład wynosi co najmniej 2 osoby wyznaczane przez kierownika podmiotu. Osobami mogącymi ją zainicjować są kierownik podmiotu lub dyrektor właściwego miejscowo archiwum narodowego. Komisja sporządza protokół.

Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji elektronicznej w systemie EZD.

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.

Może to być dokumentacja elektroniczna w systemie EZD lub papierowa w systemie tradycyjnym, dokumentacja w składzie chronologicznym lub z elektronicznych nośników danych.

System EZD

W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej. W przypadku dokumentów elektronicznych w EZD archiwum jest system EZD. System ten pełni jednocześnie funkcję archiwum. Przekazanie uprawnień może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w instrukcji kancelaryjnej. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień.

W spisie zdawczo-odbiorczym należy sporządzić listę dokumentów przekazywanych. Podobnie to dotyczy składów elektronicznych nośników danych.

Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:

  1. Sprawdzeniu kompletności akt spraw;
  2. Uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;
  3. przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
  4. Uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
  5. sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

Przejście nadzoru powoduje zmianę uprawnień komórek organizacyjnych. Po tym procesie komórki organizacyjne mogą:

  1. Pozostawić wgląd do dokumentacji

Nie mogą:

  1. Modyfikować danych
  2. Modyfikować metadanych
  3. Przekazywać i udostępniać akt spraw innym komórką organizacyjnym

System tradycyjny

W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej. W ramach podziału sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb podmiotu lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, jeśli jest taka potrzeba.

Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.

Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.

Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

  1. W odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

- ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

- wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

- odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

- usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

-  umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby — w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

-  ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej kładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”,

- opisaniu teczek aktowych zgodnie z  instrukcją kancelaryją

- ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

  1. W odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

- odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

- umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby — w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

- opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

- ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

  1. dokumentacja nie została uporządkowana
  2. spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy
  3. dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym

Spis zdawczo-odbiorczy – funkcje:

  1. Funkcja dowodowa – dowód przekazania i odebrania dokumentów
  2. Ewidencyjna – pokazuje co zostało zdane i odebrane

Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych:

  1. w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
  2. w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.

Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

  1. Zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
  2. Zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

Udostępnianie dokumentacji przez archiwum zakładowe:

Dokumenty można udostępnić na kilka sposobów:

  1. W systemie EZD
  2. Przez skopiowanie
  3. Przez udostępnienie (zapasowo można tu stworzyć kopię):

- na terenie archiwum zakładowego

-  poza archiwum zakładowym (wypożyczyć)

Dokumenty można przekazywać:

  1. Pracownikom podmiotu – taki pracownik musi wnioskować o to do kierownika komórki organizacyjnej, która taką dokumentację wytwornych, przechowywała lub przekazała do archiwum zakładowego
  2. Osoby z poza podmiotu – do kierownika podmiotu

W obu przypadkach musi być to uargumentowane.

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

  1. Przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania;
  2. Sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co najmniej:

- datę wycofania,

- numer protokołu,

- nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,

- tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

- sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący związku, sekretarz powiatu, sekretarz województwa lub dyrektor generalny urzędu albo osoba upoważniona do wykonywania ich zadań.

Kierownicy komórek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu odpowiednio przez sekretarza gminy, przewodniczącego związku, sekretarza powiatu, sekretarza województwa lub dyrektora generalnego urzędu albo osobę upoważnioną do wykonywania ich zadań.

Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy.

Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Współpraca